Die Nutzung der Terminvereinbarung benötigt keine Festlegung bestimmter Schalter als Terminschalter. Die Vergabe des Termins erfolgt nach Erreichen der vereinbarten Terminzeit dynamisch an dem Schalter, der den nächsten Kunden aufruft.

Ein Terminangebot nach dem Muster „alle Viertelstunde ein Termin“ war gestern. Wie wollten Sie dabei berücksichtigen, wie viele Anliegen ein Kunde dabei erledigen möchte? Evt. dauert es nur wenige Minuten oder auch sehr lange, zum Beispiel, wenn der Kunde gleich für die ganze Familie neue Personalausweise beantragen möchte.

Bei der kapaziätsbasierten Planung geben die Kunden zunächst an, welche Anliegen sie im Rahmen des Termins erledigen möchten. Daraus berechnet tempus eine voraussichtliche Bearbeitungsdauer.
Im folgenden bietet das System nur die Termindaten und -Zeiten an, an denen Sie genügend Personal zur Bearbeitung von Terminen vorgesehen haben.

Die Kunden wählen aus einer Liste mit möglichen Anliegen diejenigen aus, die sie im Rahmen des Termins erledigen möchten. Die jeweilige Anzahl, z.B. zwei Neuzulassungen, wird mit erfasst.

Für jeden Standort, an dem die Anliegen möglich sind, gibt tempus gleich mit an, wann dort der erstmögliche Termin angeboten werden kann.

Nach Auswahl des Termindatums und der Uhrzeit werden in einer weiteren Maske die evt für den Termin notwendigen Angaben abgefragt. Diese Maske kann von der Verwaltung frei gestaltet werden. Als Abschluß dieser Maske kann der Termin final vom Kunden bestätigt werden.

Nach Vereinbarung des Termins erhalten die Kunden eine Bestätigung mit allen relevanten Termindetails ausgegeben.

• Ausgabe auf dem Bildschirm
• Zusendung der Termindaten per Mail
• Zusendung der Termindaten per SMS
• Zusendung der Termindaten per ICS-Datei (Outlook-Termin)

Selbstverständlich werden etwaige um den gewünschten Termin konkurrierende Anfragen vom System gehandhabt. Der erste Kunde, der einen Termin final bestätigt, bekommt diesen auch zugegeteilt, alle anderen Kunden erhalten einen freundlichen Hinweis, dass dieser Termin bereits vergeben ist.

Unser Lösung beinhaltet auch die Möglichkeit, die Terminvereinbarung direkt an den Service NRW (mittlerweile abgelöst durch Service BUND) anzubinden. Darüber können sich Kunden legitimieren und Bürgerkonten einrichten, über die in Folge auch Terminkommunikation erfolgen kann.

Einige Verwaltung bitten die Kunden um eine automatisierte Anmeldung zum Termin, sobald sie vor Ort eintreffen. Damit erreichen die Verwaltungen, dass keine vergeblichen Aufrufe erfolgen und ermöglichen den Kunden/Innen in Grenzen ein flexibles Eintreffen innerhalb eines Zeitkorridors um den Terminzeitpunkt. Die Anmeldung erfolgt einfach per QR-Code von der Terminvereinbarung. Ganz modern eben.

Die Kunden können einen Termin jederzeit vor dem Termin löschen. Dazu können Sie am einfachsten einen Link in den E-Mails, über den der Termin direkt gelöscht werden kann, anklicken.

Alternativ können sie auch anhand Ihrer Termindaten die Löschung auf der Seite der Terminvereinbarung selbst durchführen.

tempus ist mehrsprachig ausgelegt. In mindestens sechs beliebigen Sprachen können Sie das System parallel konfigurieren und die Sprache einfach über Aufrufparameter oder z.B. Flaggensymbole auf der Startseite auswählen lassen.

tempus bietet Ihnen optional eine Anreiseplanung zum Termin. Alle möglichen Standorte werden in einer zoombaren Karte angezeigt und die Anreise von einem beliebigen Standort kann per Autonavigation oder Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln geplant werden.

Unsere Software ermöglicht ebenfalls eine Terminbuchung mittels Einladungscode. Auf diese Weise können gezielt Einladungen versendet werden, die dem Empfänger einen personalisierten Zugang zur Terminvereinbarung bieten. So lassen sich Termine auf Einladung schneller und ohne manuelle Koordination buchen. Der Einladungscode stellt sicher, dass nur berechtigte Personen einen Termin erhalten und reduziert gleichzeitig ungenutzte Zeitfenster. Ideal für Behörden, Energieversorger und andere Organisationen, die gesteuerte Terminvergabe benötigen.

Der Zugang zu dem Administrations-Backend ist passwortgeschützt. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin erhält einen eigenen Zugang. Das Passwort kann ein Verfallsdatum haben, so dass es neu gesetzt werden muss, wobei sich das System die letzten Passwörter des Logins merkt und eine wiederholte
Verwendung unterbindet. Lange nicht verwendete Logins werden aus Sicherheitsgründen automatisch deaktiviert, können aber vom Systemadministrator wieder reaktiviert werden. Mehrfach falsche Passworteingaben führen zu einer Deaktivierung des Logins.

Die mehrdimensionale Benutzerrechtevergabe ermöglicht eine fein abgestimmte Zuordnung von Rechten zu jedem Login. Damit können unterschiedliche Rollen festgelegt werden und bestimmten Benutzern zugewiesen werden.

tempus bietet eine in das System integrierte, benutzerindividuelle Hilfe, bei der die jeweiligen Benutzer nur die Hilfstexte vorgestellt bekommen, deren Funktionen sie auch wirklich selbst ausüben dürfen. So bleibt die Online-Hilfe stets kompakt und übersichtlich.

In das System ist auch eine FAQ-Liste mit häufigen Fragen und Antworten darauf integriert, die laufend aktuell gehalten wird. Wie bereits bei der Hilfe, ist auch die FAQ-Liste auf den jeweiligen Benutzer und seine Rechte abgestimmt, um bestmögliche Hilfe geben zu können. So wird z.B. vermieden, dass ein Sachbearbeiter mit Tipps zur Konfigurierung belastet wird.

Die Kosten für die Einrichtung und den laufenden Betrieb variieren je nach gewählter Lösung und individuellen Anforderungen. Wir bieten sowohl SaaS- als auch On-Premise-Lösungen an, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Für ein detailliertes und transparentes Angebot empfehlen wir ein persönliches Beratungsgespräch, in dem wir alle anfallenden Kosten besprechen können.

Ebenfalls integriert in das System sind Plausibilitätskontrollen, die Hilfe bei der Konfiguration und Nutzung geben, um Fehlbedienungen oder Fehlkonfigurationen vermeiden hilft.

tempus arbeitet mit den wesentlichen Aufrufanlagenherstellern zusammen und kann Termine in die Aufrufanlagen übergeben. Zum Beispiel ist dies neben der eigenen Aufrufanlage primus mit Anlagen von ARAS, Netcallup und Mem-o-Matic möglich.

tempus bildet die Struktur der Organisation über intuitiv zu bedienende Menüs und Strukturen ab. Neben Standorten und Schlangen kann z.B. festgelegt werden, welche Anliegen an welchen Schlagen bearbeitet werden können.

Über das Administrations-Backend können direkt vom Systemadministrator selbständig die mehrsprachigen Texte geändert und angepasst werden.

Über das Administrations-Backend können die Systemadministratoren jederzeit das Design des Front-Ends für die Benutzer selbst anpassen.

Da einzelne Bereiche durchaus andere Notwendigkeiten für die Eingabe terminrelevanter Daten haben, ist eine individuelle Gestaltung der Eingabemasken für die Systemadministratoren möglich.

Selbstverständlich ist auch eine individuelle Formulierung von E-Mail-Inhalten, mit der die Termine bestätigt werden, möglich.

Über ein modernes, kachelartiges Verfahren können die Kunden an dem Markendrucker die gewünschten Anliegen auswählen.

Im folgenden können die Kunden den für sie bestmöglich passenden Termin auswählen. Es ist garantiert, dass dieser Termin nicht vor der vereinbarten Zeit aufgerufen wird und der nächste ist, der bei Erreichen der Zeit vom Sachbearbeiter aufgerufen wird.

Für die Markendrucker kann ein eigenes Terminkontingent bereitgestellt werden, so dass jederzeit sichergestellt ist, dass Bearbeitungskapazität für die Laufkunden vor Ort bereit steht.

tempus kann so geschaltet werden, dass Termine, die über das Internet vereinbart wurden, vom Kunden beim Eintreffen vor Ort am Termintag freigeschaltet werden müssen.
Man nennt dies auch „anmelden“.

Dabei kann bei der Anmeldung zum Beispiel geprüft werden, ob der Termin in einem Zeitraum von +- X Minuten um die aktuelle Uhrzeit liegt.

Das bedeutet, dass sich Kunden erst eine einstellbare Zeit vor der vereinbarten Terminzeit anmelden können und spätestens eine weitere einstellbare Zeit nach der Terminzeit.
Durch die Anmeldung wird der Termin zum Aufruf eingereiht. Der faktische Aufruf erfolgt dann nach der Reigenfolge der Anmeldung. Durch dieses Verfahren wird eine gewisse Flexibilität bei der Wahrnehmung der Termine ermöglicht.

Die Integration von Inhouse-Navigationen, wie z.B. Everguide des Fraunhofer Institutes (Projektarbeit) verbindet die Terminplanung, Raumplanung (siehe unten) und Personenaufrufanlage.

Teilweise steht im Moment der Terminvereinbarung noch nicht fest, wo genau der Termin stattfindet, da der/die betroffene Mitarbeiter/In dafür noch einen Raum sucht. Dazu wird über eine Anbindung zum Raumbuchungssystem während der Anmeldung zum Termin das „Ziel“ ermittelt und an den/die Kunden ausgegeben.

Über den integrierten Zuständigkeitsfinder können Kunden/Innen anhand von Stichworten die/den für Sie zuständigen Mitarbeiter/In finden.

Über eine touch-optimierte Oberfläche können Kunden/Innen über diese Funktion alternativ zu der reinen Wartemarke auch aus einem speziell reservierten Terminkontingent einen Termin für den aktuellen Tag oder einen Folgetag vereinbaren und gleich die Terminmarke ausdrucken.

Möglich ist auch eine Integration von Passbildautomaten, Terminvereinbarung, Aufrufanlage und Fachverfahren über entsprechende Anbindungen. Diese Lösungen planen wir gerne mit Ihnen gemeinsam, um die beste Lösung zu finden.

Unser Stand-Kiosksystem – auch Stele genannt – ist eine robuste Ausführung mit Touch-Screen und Drucker für die Ausgabe von Warte- oder Terminmarken.

Die Stelen sind für den Einsatz mit primus und für die Verwendung mit unserem Terminvereinbarungssystem tempus geeignet.

Es verfügt über einen robusten mindestens 19 Zoll großen 5:4 Touchscreen zur Anforderung der Wartemarke bzw. bei Nutzung unter tempus auch zur Auswahl der Anliegen. Darüber hinaus verfügt das System über einen 3 Zoll Thermo-Transferdrucker zur Ausgabe der Wartemarken.

Das Gerät ist aus gepulvertem Stahlblech in RAL-9000 Farbe lackiert.

Die Bonrollen können bequem über die abschließbare Serviceklappe des Gerätes getauscht werden.

Optional kann das Gerät mit einem QR-Code-Scanner, der z.B. für eine Terminanmeldung genutzt werden kann, ausgestattet werden.

Die Lieferung erfolgt per Spedition auf Palette frei Bordsteinkante.

Dieses Kombigerät vereinigt alle Möglichkeiten und Optionen in einem einzigen Gerät.

• Als Standgerät und als Wandgerät verfügbar
• Standfuß nachrüstbar
• Abschließbares Gehäuse
• Großes 27“ Display mit kapazitativem Touch
• Integerierter 8“ Bondrucker mit abschließbarer Serviceklappe zum Bonrollenwechsel
• Papierendeerkennung
• Integrierter Mini-PC in Industriequalität
• Maße
  • ca 44 kg
  • 107,5 cm Höhe
  • 46,2 cm Breite
  • 19 cm Tiefe

Video-Termine ermöglichen heutzutage eine flexible, ortsunabhängige Beratung, reduzieren Wartezeiten und erleichtern den Zugang zu wichtigen Dienstleistungen, insbesondere für Menschen mit eingeschränkter Mobilität oder in abgelegenen Regionen.

Unsere Software ermöglicht die Buchung von Video-Terminen und generiert dabei automatisch einen DSGVO-konformen Meeting-Raum. Bürger oder Kunden erhalten den sicheren Link direkt mit der Terminbestätigung, ohne zusätzliche Registrierung oder Softwareinstallation. Die Lösung gewährleistet Datenschutz und Vertraulichkeit, indem sie auf sichere Server setzt und unbefugten Zugriff verhindert. So können Beratungen und Gespräche flexibel und sicher online durchgeführt werden.

Mit unserer E-Payment-Anbindung können Sie die Buchung von Terminen an eine vorherige Zahlung per E-Payment koppeln.

Beispiele dafür können sein:

• Gesundheitbelehrung im Gesundheitsamt
• Führungen durch die Bilbiothek
• Melderegisterauskunft

Bei der halbautomatischen Variante kontrolliert eine Security-Kraft die Einlassdaten.
Bei der vollautomatischen Variante wird die Einlasskontrolle über ein Wandgerät per QR-Code oder eingetippten Termindaten geleistet und der Einlass durch automatische Türöffnung gewährt.

Terminvereinbarung, Aufrufanlage und Raumbuchung: Das macht Sinn

primus Raumbuchungsintegration

Immer mehr Verwaltungen und Unternehmen arbeiten mit „Shared Desks“ und „Homeoffice“. Dabei haben Mitarbeiter/Innen keine festen Arbeitsplätze im Büro mehr, weil sie einen Teil ihrer Arbeitszeit im Homeoffice verbringen.

Im Büro gibt es also weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter. Die jeweils anwesenden Mitarbeiter/Innen buchen sich dabei aus einem Pool von Arbeitsplätzen an den Anwesenheitstagen einen Schreibtisch.

Büro zum Zeitpunkt der Terminbuchung noch unklar.

In solchen Verfahren ist es sogar gewollt, dass Termine im Voraus gebucht werden können, obwohl mangels bereits erfolgter Raumbuchung noch gar nicht feststeht, in welchem Büro dieser Termin stattfinden wird.

Die Zuordnung von Raum und Terminvereinbarung wird damit entkoppelt.

Zuordnung bei Anmeldung zum Termin

Der Kunde erhält eine Terminbestätigung und wird darin gebeten, sich am Termintag an einem Kiosk-System zum Termin anzumelden.

Dort sucht das System dann während der Anmeldung durch Abfrage beim Raumbuchungssystem, in welchem Raum der Termin stattfinden wird.

Dieser Raum wird dem Kunden angezeigt und evt. mit Indoor-Navigation angereichert.

Gleichzeitig wird die Sachbearbeitung informiert, dass der Kunde eingetroffen ist und zum Aufruf bereit ist.

Integration mit Raumbuchungssystemen

Aktuell bieten tempus und primus keine eigene Raumbuchung an, sondern integrieren unterschiedliche Raumbuchungssysteme über deren angebotene API.

Dies geschieht immer auf Projektbasis. Bitte fragen Sie uns nach Details.

Erweiterbar mit DVA-Funktionalität

Häufig sind Termine abhängig von einer Voraussetzung. Zum Beispiel können Termine zur Abholung eines Personalausweises oder elektronischen Aufenthaltstitels erst stattfinden, wenn der Ausweis von der Bundesdruckerei in der Verwaltung eingetroffen ist. Für diesen Zweck gibt es eine optionale Komponente DVA (Dokumenten-Verfügbarkeits-Abfrage). Darüber wird zunächst geprüft, ob das Dokument bereits vorliegt. Im positiven Fall wird dann sofort in die Terminverein-barung mit dem richtigen Anliegen und für die richtige Abholstelle verzweigt.

Unsere Outlook-Integration überträgt gebuchte Termine automatisch in den Outlook-Kalender der zuständigen Mitarbeitenden. So behalten Nutzer stets den Überblick über anstehende Termine, ohne manuelle Einträge vornehmen zu müssen. Änderungen oder Stornierungen werden in Echtzeit synchronisiert, wodurch Doppelbuchungen vermieden und die Terminverwaltung effizienter wird.

Diese nahtlose Integration erleichtert die Organisation und sorgt für eine optimale Planung im Arbeitsalltag mit den gewohnten Tools.

tempus ist grundsätzlich auf Ihrer vorhandenen Infrastruktur lauffähig. Es benutzt die lokalen Netzwerkverbindungen und kann vollständig browserbasiert benutzt werden. Die zentrale Serverkomponente kann als Service von uns bereitgestellt werden oder in Ihrem Rechenzentrum unter Linux betrieben werden. Eine virtuelle Maschine ist hierfür völlig ausreichend.

Sowohl bei einem Betriebsmodell als auch bei Kaufsystemen sind mehrere Standorte in einem System integrierbar. Das System ist mandantenfähig, das bedeutet, dass eine einzige Serverinstallation ausreicht, um mehrere voneinander getrennte Terminvereinbarungen zu betreiben. Gerade bei größeren Städten, wo z.B. das Einwohneramt und das Straßenverkehrsamt eine Terminvereinbarung nutzen und betreiben, ist dies optimal, da Synergien genutzt werden können bei Installation, Wartung, Konfiguration und Bedienung.