Kunden-Frontend

Das webbasierte Kunden-Frontend von tempus ermöglicht es Kunden, Termine bequem über das Internet zu buchen. Die Benutzeroberfläche der Terminvereinbarung ist dabei an das Design des Webauftritts der Verwaltung angelehnt oder direkt darin integriert, sodass ein einheitliches Erscheinungsbild gewährleistet wird.

Basierend auf den gewünschten Anliegen ermittelt tempus automatisch, an welchen Standorten die Bearbeitung dieser Anliegen möglich ist, und stellt die entsprechenden Standorte samt verfügbarer Termine zur Auswahl. Nach der Auswahl des Termindatums und der Uhrzeit werden in einer weiteren Eingabemaske alle für den Termin notwendigen Angaben abgefragt. Sobald der Termin vereinbart wurde, erhalten die Kunden eine Bestätigung mit allen relevanten Termindetails.

Zudem ist tempus mehrsprachig ausgelegt: Das System kann parallel in mindestens sechs verschiedenen Sprachen konfiguriert werden. Die Sprache lässt sich dabei einfach über Aufrufparameter oder durch eine Auswahl, beispielsweise mittels Flaggensymbolen auf der Startseite, festlegen.

Administratons-Backend

Das Administrations-Backend von tempus ist eine vollständig webbasierte Lösung zur Verwaltung und Konfiguration der Terminvereinbarung.

Über eine intuitive Benutzeroberfläche bildet das System die Organisationsstruktur detailgetreu ab und ermöglicht eine einfache Steuerung aller relevanten Parameter. Standorte, Warteschlangen und die Zuordnung spezifischer Anliegen zu den jeweiligen Schlangen lassen sich flexibel anpassen, sodass Arbeitsabläufe optimal organisiert werden können.

Zudem bietet das Backend die Möglichkeit, individuelle Layouts und Formulare zu erstellen und anzupassen, um den Buchungsprozess optimal auf die Bedürfnisse der Organisation abzustimmen.

Kapazitätsbasierte Planung

Die kapazitätsbasierte Planung von tempus geht weit über starre Zeitraster hinaus und sorgt für eine effiziente Terminvergabe, die den tatsächlichen Aufwand berücksichtigt. Anstatt feste Intervalle wie „alle 15 Minuten ein Termin“ vorzugeben, fragt das System zunächst ab, welche Anliegen der Kunde erledigen möchte.

Ob es sich um eine kurze Auskunft oder eine aufwendigere Bearbeitung – wie die gleichzeitige Beantragung mehrerer Personalausweise für die ganze Familie – handelt, tempus berechnet automatisch die voraussichtliche Bearbeitungsdauer.

Auf dieser Basis bietet das System nur jene Termine an, zu denen ausreichend Personal für die Bearbeitung zur Verfügung steht. Dadurch werden Wartezeiten minimiert, Überlastungen vermieden und eine optimale Nutzung der vorhandenen Kapazitäten sichergestellt.

Auswertung

Die Auswertungsfunktion von tempus bietet umfassende Analysemöglichkeiten, die wertvolle Einblicke in die Terminvergabe und Ressourcennutzung ermöglichen. Durch die detaillierte Erfassung und Auswertung relevanter Daten lassen sich Muster und Trends frühzeitig erkennen, sodass Kapazitätsengpässe effektiv vermieden werden können. Dies ermöglicht es Verwaltungen und Dienstleistungsunternehmen, ihre Terminvergabe dynamisch anzupassen, wodurch Wartezeiten reduziert und die Effizienz der internen Abläufe gesteigert werden.

Letztendlich trägt diese datenbasierte Optimierung maßgeblich dazu bei, die Servicequalität kontinuierlich zu verbessern und eine gleichmäßige Auslastung der verfügbaren Ressourcen sicherzustellen.

Ein zentrales Element dieser Funktion ist der integrierte Berichtsgenerator, der eine flexible und individuelle Darstellung aller erfassten Daten ermöglicht. Dank der anpassbaren Layouts können Organisationen Berichte erstellen, die exakt auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind – sei es für die interne Optimierung, die langfristige strategische Planung oder zur Dokumentation und Entscheidungsfindung auf Leitungsebene.

Durch die intuitive Bedienbarkeit des Berichtstools können relevante Kennzahlen jederzeit in Echtzeit analysiert und in übersichtlichen Diagrammen und Tabellen aufbereitet werden. Dadurch erhalten Verantwortliche eine fundierte Entscheidungsgrundlage, um Prozesse kontinuierlich zu optimieren und den Service für Kunden noch effizienter zu gestalten.